Агентам

MICE у Join UP!™: передбачати побажання і адаптуватися до обставин

Як виглядали корпоративні заходи в Україні чверть століття тому — і як можуть видозмінитися найближчим часом? Що робить бізнес-подію невразливою до плинних обставин? А головне: що вирізняє Join UP!™ на теренах подієвого туризму та організації заходів? Поговорили про це з керівником нашого відділу MICE.* Тарас працює у цій сфері з 2004 і поділився історіями з практики.
Тарас
Довгалюк
керівник відділу MICE Join UP!™

ЯК ПОЧИНАВСЯ MICE В УКРАЇНІ У ЗНАЙОМОМУ НАМ ВИГЛЯДІ

Професійні зустрічі та події, освітні та розважальні заходи, конференції, виставки та ярмарки. Це звучить так звично, наче було завжди, проте активний розвиток MICE — організації бізнес-подій і корпоративного туризму — в Україні почався з середини 2000-х років.

Транснаціональні корпорації відкривали тут філіали і разом з інвестиціями приносили нову культуру бізнесових зустрічей. Вони організовували навчання для співробітників, проводили тімбілдинги та презентації — а інші компанії намагалися й собі перейняти це. Діяльність міжнародних організацій, таких як ООН, ОБСЄ, ВООЗ, USAID,** теж збільшила частоту проведення конференцій, офіційних зустрічей, публічного захисту проєктів та виділення грантів.

Майже в той самий час стартували перші хакатони. Від класичних ділових заходів їх відрізняла ігрова форма, що заохочувала спеціалістів до інтенсивної, тісної взаємодії та допомагала розв’язувати бізнесові завдання. Розповсюджувалися і кіберспортивні турніри. (До речі, ви знали, що з 2024 кіберспорт уже визнали олімпійською дисципліною? Наступного року в Саудівській Аравії ми побачимо їхній перший сезон).1

З кожним роком індустрія крокувала все далі: зростала кількість заходів і вимоги до їхнього проведення. Якщо у 2007 взірцем бізнес-заходу могла бути презентація першого iPhone, то після 2010 яскраві івенти почали спалахувати не поодинці, а наче феєрверк. Популярності та й просто поширенню інформації про те, «як це може бути», неабияк сприяли соціальні мережі Youtube та Instagram. А початок дії безвізового режиму між Україною та Європейським союзом у 2017 ще більше стимулював зростання подієвого та бізнесового туризму.

НОВІ УМОВИ ВИМАГАЮТЬ НОВИХ РІШЕНЬ

Розвиток українського MICE в жодному разі не виглядає лінійним. Упродовж гострої фази пандемії Covid-19 довелося ледь не наново винаходити способи збирати людей — онлайн — і втримувати їхню увагу. А коли, зрештою, віддалені конференції та потокові трансляції концертів встали на потік — кордони відкрилися, і знадобився новий, гібридний формат: щоб і наживо, і з усіма вигодами цифровізації. Зараз бізнес в Україні знову стикається з масою викликів, подекуди віддає перевагу внутрішньому туризму та онлайн-заходам. Деколи здається, що ми складаємо кубик Рубіка, в якому на ходу міняються кольори. І це неабияк вчить реагувати на зміну обставин і знаходити рішення.

Коли перший літак нашого стратегічного партнера SkyUp AirlinesTM приземлиться в Борисполі, я певен, почнеться новий бум подієвого туризму та бізнес-заходів. Думаю, великий попит матимуть івенти, спрямовані на відновлення і перезавантаження, а серед них — неодмінно! — концерти. Мрію після завершення війни зробити великий рок-фестиваль за участі когось із зірок, що підтримували Україну впродовж повномасштабного вторгнення — наприклад, Imagine Dragons, Scorpions, Deep Purple (ви знаєте, що у них вийшов новий альбом?). А ще запросити вітчизняних виконавців, які боронили країну, донатили і наближували перемогу, як тільки могли. Для мене, як, мабуть, для багатьох міленіалів, рок — це мова підтримки та життєствердження.

ЗМІНА ПОКОЛІНЬ І ТРЕНДИ ПОДІЄВОГО ТУРИЗМУ

Якби MICE був компанією, у міленіалів був би мажоритарний пакет акцій: їм зараз від 26 до 40 років, більшість активно заробляє і має як потребу, так і можливості відвідувати різні події. Але те, що цілком влаштовує їх, поступово виявляється недостатнім і невідповідним для зумерів, а тим більше — для покоління Альфа. А тому індустрія змінюється.

  • Усе більше важить особиста участь у процесі. Якщо йдеться про конференції та промислові експозиції, наприклад, то ми рухаємося до активного залучення аудиторії: люди прагнуть не просто послухати низку лекторів, а подискутувати, потестувати нові можливості, послугу чи продукт — отримати поле для взаємодії.
  • Люди вище оцінюють унікальний досвід, а не те, що можна привезти додому. Адже сертифікати, квитки, сувеніри, фотокартки не здатні замінити відчуття причетності до чогось більшого — ось як на корпоративному заході на одному з популярних курортів чи на концерті улюбленого гурту. Недивно, що музичний туризм зараз такий популярний, феномен Тейлор Свіфт — тому підтвердження.
  • Більшає деталізації. Наприклад, важливими стають гастрономічні вподобання учасників, наявність веганських, безглютенових та інших спеціальних опцій на заході. Організатори все частіше відмовляються від пластикового посуду на користь багаторазового чи компостованого одноразового. Це наче етика, до якої можна доторкнутися.

А ще зростає кількість нових приводів для зустрічей і святкувань. Раніше набір був більш-менш стандартний: для компанії — умовний щорічний корпоратив з обов’язковим звітом, зустріч із партнерами, навчання. Для людини — весілля, народження дитини, ключове підвищення по роботі наприклад. А нині 83 % зумерів тривожаться через те, що мусять проходити, відзначати та ще й демонструвати іншим ці традиційні ключові етапи життя.2 Натомість придумують нові — наприклад, влаштовують вечірки на честь звільнення з роботи чи розлучення. Ви знали, що впродовж останніх двох років кількість пошукових запитів Google на тему розлучення в усьому світі зросла майже на 70%,3 а потік запитів на Etsy на тему святкування розриву шлюбу — на 266%?4 А деякі туристи влаштовують щось на кшталт мандрівки медового місяця — тільки на честь розставання.5 Подібно до цього, у корпоративному світі цікавляться заходами на честь завершення співпраці чи довготривалих проєктів, а також організацією подій, що підтримують ментальне здоров’я та добробут працівників.

А ЩЕ БУЛА ТАКА ІСТОРІЯ

За стільки років роботи у MICE з чим я тільки не стикався! Якось організовували логістику для 4 тисяч осіб, а іншим разом розміщували 2.5 тисяч людей, що прибули на святкування річниці компанії. В Україні спільно з ООН упоряджали виставку для бізнесів, що були переміщені з тимчасово окупованих територій — упродовж двох днів її відвідуваність перескочила за 7.5 тисяч.*** Паралельно з експозицією проходила панельна зустріч, майстер-класи і навчання для підприємців. А з прикладів роботи за кордоном одразу спадає на думку захід у Туреччині для аудиторії близько 600 людей, що прибували туди з 9 країн. У програмі були тімбілдинги, екскурсії та, власне, конференція і гала-вечеря з професійним ведучим.

Надійні партнери та виконавці неабияк допомагають оперативно реагувати на зміну обставин. Як це виглядає на практиці? Одного разу я організовував бізнес-подію у Лондоні — презентацію новинок для одного з найбільших виробників електроніки у світі. На останній день, після екскурсії, була запланована гала-вечеря в ресторані, однак за 6 годин до події там сталася пожежа. Добре, що ресторан був мережевий і дбав про свою репутацію — ми домовилися перенести вечерю у заклад цієї ж мережі неподалік. Партнери оперативно все організували, страви та напої було подано за погодженим меню, і всі гості залишилися задоволені.
Деталі, наче зноски дрібним шрифтом у договорі, теж здатні суттєво вплинути на перебіг події. Тож доводиться бути дуже уважними і багато чого інспектувати особисто. Ось вам приклад. Кілька років тому мені потрібно було організувати конференцію для понад 550 місцевих та міжнародних учасників. Захід проходив на Печерських пагорбах, де вузькі дороги та круті схили. Щоб швидко відвезти всіх до місця проведення та назад, збиралися зарезервувати 11 автобусів місткістю 50–55 осіб. Та я вирішив заздалегідь проїхати цей маршрут, щоб визначити, скільки часу займе трансфер і чи пройде там габаритний транспорт. Виявилося, що кліренс автобуса замалий для спуску слизькою бруківкою, і він міг просто застрягти. Замовили інший транспорт, і все пройшло як годиться.

ЯК УСЕ ПРАЦЮЄ

MICE у Join UP!™ виділили як окрему експертизу ледь не з самого початку роботи компанії. Ми накопичили партнерські контакти та велику готельну базу на багатьох туристичних напрямках. У країнах прибуття маємо домовленості з підрядниками, які можуть задовольнити левову частку потреб, пов’язаних з організацією заходу. А україномовний персонал, присутній на місці, значно пришвидшує розв’язання організаційних питань.

Щоб узяти запит в роботу, нам достатньо дізнатися три змінні: бюджет, потреба (навіщо цей захід: чогось навчитися, збадьорити команду, розважитися) і атмосфера. Адже хтось емоційне відновлення, наприклад, уявляє як гучний фестиваль, а хтось як мовчазний ретрит.

Менеджер усе обговорює з агентом, а далі агент передає інформацію замовнику. Треба узгодити план події, підтвердити дорожню карту, райдери, додаткові послуги. Раз по раз вносяться корективи, та зрештою ми фіналізуємо план події і організуємо все необхідне.

Можемо з нуля придумати програму, запросити зірок і ведучих для драйвового заходу — і так само організувати релакс-подію, скажімо, виїзний тематичний захід з фотосесіями, корпоратив чи конференцію з цікавими спікерами і спільними активностями. Якщо запас часу достатній, ми готові самі виступати у ролі івент-агенції — особливо в ОАЕ, Туреччині, Єгипті. А якщо на захід збирається велика група, — супроводжувати її від початку туру до його завершення.

Ми прагнемо передбачити побажання клієнтів, обійти потенційні складнощі, вберегтися від форс-мажору. Адже у нас із клієнтами спільна мета: щоб захід відбувся максимально близько до плану і всім учасникам було комфортно. Маєте запит? Пишіть сюди: [email protected]

*Тут і далі MICE — Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions, галузь послуг з організації зустрічей, конференцій та інших подій
**англ. United States Agency for International Development — Агентство США з міжнародного розвитку
***Згідно з внутрішньою статистикою
1 https://olympics.com/ioc/news/ioc-enters-a-new-era-with-the-creation-of-olympic-esports-games-first-games-in-2025-in-saudi-arabia
2 Згідно з даними дослідження Relate Charity 2022 року https://www.relate.org.uk/get-help/milestone-anxiety-rise-among-millennials-and-gen-z
3 https://globetrender.com/2024/09/17/divorce-getaways-on-the-rise/
4 https://www.marieclaire.co.uk/opinion/divorced-girl-summer
5 https://globetrender.com/2024/09/17/divorce-getaways-on-the-rise/

Свіжі новини

Важливо